Para que se produza algo, seja um bem ou um servi\u00e7o,<\/span> insumos e mat\u00e9rias-primas s\u00e3o consumidos e transformados<\/b>, seja por uma pessoa diretamente, ou atrav\u00e9s da opera\u00e7\u00e3o de um determinado equipamento.<\/span><\/p>\n Sendo satisfat\u00f3rio a entrega, ser\u00e1 que conseguiremos reproduzi-la simplesmente nos valendo dos mesmos recursos anteriores, sem atentar para a maneira como tudo foi feito?<\/span><\/p>\n Para que possamos reproduzir um sucesso, \u00e9 necess\u00e1rio que realizemos os mesmos procedimentos, na mesma sequ\u00eancia. Diferentemente da adi\u00e7\u00e3o na matem\u00e1tica,<\/span> a ordem dos fatores altera, e muito, o produto final.<\/b><\/p>\n Ent\u00e3o, temos que os processos podem ser entendidos como fluxos de atividades (sequ\u00eancia de acontecimentos interligados e interdependentes entre si) e de informa\u00e7\u00f5es, que fazem parte de todo e qualquer ambiente empresarial, podendo ser desde o atendimento inicial ao cliente, passando pela fabrica\u00e7\u00e3o, venda e entrega de produtos e pesquisa de satisfa\u00e7\u00e3o do mercado.<\/span><\/p>\n Mas, ocorrendo a desorganiza\u00e7\u00e3o desses processos, com certeza teremos efeitos indesejados em muitas esferas, sejam<\/span> tanto financeiras quanto da imagem da empresa sob a \u00f3tica dos seus clientes e parceiros comerciais.<\/b><\/p>\n E \u00e9 a\u00ed que entra a padroniza\u00e7\u00e3o de processos, uma ferramenta essencial para sermos capazes de promover melhorias e evitar essas perdas e erros.<\/span><\/p>\n Padronizar significa uniformizar, estabelecer padr\u00f5es e modelos a serem seguidos.<\/span><\/p>\n Assim, essencialmente, a padroniza\u00e7\u00e3o de Processos \u00e9 <\/span>relacionada \u00e0 uniformiza\u00e7\u00e3o de fluxos de atividades<\/b>, desde suas entradas at\u00e9 suas sa\u00eddas.<\/span><\/p>\n Engloba a cria\u00e7\u00e3o de padr\u00f5es e instru\u00e7\u00f5es para <\/span>criar estruturas que permitam reduzir a possibilidade de varia\u00e7\u00f5es<\/b>, visando o aumento da efici\u00eancia, <\/span>qualidade<\/span><\/a> e redu\u00e7\u00e3o de custos.<\/span><\/p>\n Essa padroniza\u00e7\u00e3o de aplica n\u00e3o apenas a processos cujas entregas s\u00e3o produtos f\u00edsicos, mas tamb\u00e9m servi\u00e7os. Buscar sempre a excel\u00eancia e a consist\u00eancia no atendimento diretamente com o cliente \u00e9 essencial para manter uma boa imagem da empresa perante eles. Mesmo que a atividade necessite de alguma personaliza\u00e7\u00e3o para cada cliente, <\/span>ter<\/b> uma base documentada e s\u00f3lida <\/b>\u00e9 necess\u00e1rio para que a equipe n\u00e3o se perca.<\/span><\/p>\n Realizar a padroniza\u00e7\u00e3o de processos traz desafios, mas tamb\u00e9m muitos benef\u00edcios, quando realizado de forma correta.<\/span><\/p>\n Alguns desses benef\u00edcios s\u00e3o:<\/span><\/p>\n A primeira coisa que se deve ter em mente \u00e9 que o processo de padroniza\u00e7\u00e3o pode ser um pouco demorado, mas se realizado de forma estruturada, trar\u00e1 muitos ganhos para a empresa, como mencionamos anteriormente.<\/span><\/p>\n Para iniciar a padroniza\u00e7\u00e3o de processos, deve-se inicialmente, <\/span>definir quais processos ser\u00e3o o foco e o objetivo dessa padroniza\u00e7\u00e3o<\/b>, alinhando com as <\/span>metas<\/span><\/a> estrat\u00e9gicas da empresa.<\/span><\/p>\n Para isso, escolha os <\/span>processos-chave da empresa, re\u00fana as documenta\u00e7\u00f5es j\u00e1 existentes, liste as atividades, respons\u00e1veis e ferramentas utilizadas.<\/b> Processos que envolvam seguran\u00e7a e meio ambiente, por exemplo, devem ser padronizados para que a empresa possa conseguir<\/span> certifica\u00e7\u00f5es ISO<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n Envolva as pessoas que j\u00e1 est\u00e3o inseridas no processo, para entender o fluxo em que as atividades acontecem e<\/span> as informa\u00e7\u00f5es ser\u00e3o transmitidas desde o princ\u00edpio at\u00e9 o momento das entregas.<\/b> Reconhe\u00e7a como acontece e documente esse processo.<\/span><\/p>\n Atualize dados e documentos <\/b>de acordo com as descobertas feitas durante o mapeamento.<\/span><\/p>\n \u00c9 preciso definir quais ser\u00e3o os indicadores para o monitoramento deste processo. Assim voc\u00ea conseguir\u00e1 <\/span>identificar se o mapeamento atual atende as necessidades da empresa ou se ser\u00e3o necess\u00e1rios ajustes no processo<\/b> para que suas entregas sejam melhoradas.<\/span><\/p>\n Depois de realizar o mapeamento e a identifica\u00e7\u00e3o dos indicadores, busque automatizar as tarefas que possam ser automatizadas. Isso facilitar\u00e1 a aquisi\u00e7\u00e3o de dados confi\u00e1veis. Uma sugest\u00e3o \u00e9 que utilize ferramentas digitais, como <\/span>sistemas ERP<\/span><\/a>, para otimizar ainda mais a an\u00e1lise de dados e aloca\u00e7\u00e3o de recursos, j\u00e1 que este tipo de ferramenta <\/span>auxilia na centraliza\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es.<\/b><\/p>\n Assim, essas informa\u00e7\u00f5es poder\u00e3o ser mais <\/span>bem aproveitadas para a defini\u00e7\u00e3o de estrat\u00e9gias assertivas e planos de a\u00e7\u00e3o claros<\/b>, que levar\u00e3o \u00e0 otimiza\u00e7\u00e3o dos processos e melhoria dos indicadores.<\/span><\/p>\n As informa\u00e7\u00f5es devem ser documentadas utilizando linguagem que seja compreens\u00edvel pela totalidade dos envolvidos no processo, e deve estar acess\u00edvel a todos. Isso \u00e9 essencial n\u00e3o apenas para que todos saibam suas responsabilidades dentro do processo, <\/span>mas tamb\u00e9m que possam contribuir com suas vis\u00f5es em outras etapas.<\/b><\/p>\n Documente procedimentos com fluxos de trabalho, matrizes RACI s\u00e3o facilitadoras na demonstra\u00e7\u00e3o de responsabilidades no ciclo de vida do processo. Para determinadas tarefas, <\/span>fa\u00e7a checklists <\/b>para deixar ainda mais claro os passos ou etapas de uma determinada atividade.<\/span><\/p>\n Sabendo o que devem fazer, o que \u00e9 esperado deles e de suas atividades, <\/span>os colaboradores se tornar\u00e3o ainda mais engajados dentro do processo em que est\u00e3o inseridos<\/b>, reduzindo necessidade de gastos com retrabalhos, por exemplo.<\/span><\/p>\n Claro que sim! Englobando todas as vantagens que ela traz para o seu processo, <\/span>a redu\u00e7\u00e3o de custos se torna um efeito significativo da padroniza\u00e7\u00e3o de processos.<\/b><\/p>\n Quanto mais compreens\u00edvel se torna a descri\u00e7\u00e3o do que deve ser executado em um processo, melhores ser\u00e3o suas entregas, pois ser\u00e1 <\/span>de conhecimento de todos os envolvidos as responsabilidades de cada um<\/b>, a quantidade de recursos que devem ser utilizados em cada uma das etapas, e em que ordem.<\/span><\/p>\n Isso gera uma redu\u00e7\u00e3o no desperd\u00edcio de recursos, sejam eles mat\u00e9ria-prima, maquin\u00e1rio e at\u00e9 mesmo tempo gasto. A redu\u00e7\u00e3o da necessidade de se basear no empirismo quando novas vari\u00e1veis s\u00e3o inseridas no sistema (como novos respons\u00e1veis, materiais ou m\u00e1quinas) <\/span>reduz o tempo de aprendizado e melhora a qualidade de entregas.<\/b><\/p>\n Assim \u00e9 poss\u00edvel ainda realizar<\/span> planejamentos de compras<\/span><\/a> e<\/span> manuten\u00e7\u00e3o<\/span><\/a> preventiva e preditiva, j\u00e1 que, no mapeamento desses processos, \u00e9 poss\u00edvel <\/span>visualizar ciclos e padr\u00f5es relacionados aos recursos.<\/b> Isso permite antecipar e melhorar a <\/span>negocia\u00e7\u00e3o com seus fornecedores<\/span><\/a> nos valores do que ser\u00e1 necess\u00e1rio, <\/span>evitando surpresas que exijam gastos exorbitantes.<\/b><\/p>\n Mas vale ressaltar que, para que isso aconte\u00e7a da melhor forma poss\u00edvel, a padroniza\u00e7\u00e3o de processos, com estudos de otimiza\u00e7\u00f5es e melhorias, <\/span>deve ser um processo cont\u00ednuo<\/b>. A qualidade das entregas depende tamb\u00e9m de que os processos n\u00e3o sejam engessados e tenham flexibilidade para que se adaptem quando forem necess\u00e1rios.<\/span><\/p>\nO que \u00e9 padroniza\u00e7\u00e3o de processos?<\/b><\/h2>\n
Por que fazer a padroniza\u00e7\u00e3o de processos?<\/b><\/h2>\n
\n
Mas como fazer a padroniza\u00e7\u00e3o de processos?<\/b><\/h2>\n
Quer dizer que a padroniza\u00e7\u00e3o de processos pode ajudar a reduzir custos?<\/b><\/h2>\n